13/12/2016
17:55 PM

وحدة الإتصالات

 

 

وحدة الإتصالات

 

 

 

أولاً :

 

* المهام التي تقوم بها الوحدة .

 

- مسؤولة قسم الصادر :

 

1. تسجيل الخطابات الصادرة في الدفتر الخاص بالصادر .

 

2. التأكد من توقيع الخطابات الصادرة.

 

3. تصوير الخطابات.

 

4. تصنيف وحفظ الصور في ملفات الصادر .

 

5. التأكد من توقيع الجهات بعد رجوع دفاتر التسليم والتسلم .

 

6. تسجيل التعاميم الداخلية بالتسلسل الرقمي .

 

7. الحرص على وصولها في الوقت المناسب .

 

8. تصويرها والتأكد من استلامها والتوقيع عليها.

 

9. البحث مع مسؤولة المتابعة للخطابات الصادرة .

 

10. توزيع التعاميم الداخلية مع متابعة التوقيع عليه ثم حفظها.

 

11- إرسال المعاملات الصادرة عن طريق المراسل الإلكتروني. 

 

- مسؤولة قسم الوارد :

 

1. استلام الخطابات الواردة .

 

2. تسجيل هذه الخطابات في سجل الأوراق الواردة وتصنيفها في السجل حسب تاريخها وموضوعها والجهة الوارد

 

  منها.

 

3. تصوير الخطابات.

 

4. تسجيلها في دفتر تسليم المعاملات الداخلية .

 

5توزيعها على المكاتب التعليمية والإدارية.

 

6. الحرص على وصولها في الوقت المناسب وحث المسؤولات على ذلك .

 

7. التاكد من توقيع جميع الخطابات بعد رجوع دفتر الاستلام والتسلم .

 

8. حفظ الأصول من الخطابات في الملفات الخاصة بها وعمل فهرسة لها .

 

9. الحرص على عرض جميع الخطابات الواردة على مسؤولة المتابعة.

 

 

- مسؤولة وارد العميدة الداخلي :

 

1. استلام الخطابات الواردة من مكتب العميدة.

 

2. القيام بوضع رقم التسلسل والتاريخ عليها.   

 

3. تسجيلها في دفتر تسليم المعاملات , تصويرها وارسالها إلى الجهة الموجهة إليها..

 

4. التأكد من توقيع استلامها من قبل الأقسام والمكاتب الإدارية.

 

5. القيام بفهرسة الخطابات وحفظها في ملفات الأرشيف.

 

6- كتابة الخطابات الخاصة بطلبات قسم الإتصالات.

 

- مسؤولة النظام الإلكتروني :

 

1- ارسال الخطابات الصادرة عن طريق المراسل الإلكتروني.

 

2. استقبال الخطابات الواردة بالمراسل الإلكتروني.   

 

3. متابعة الخطابات الواردة.

 

4. القيام بمهام مسؤولة الجودة في مكتب الإتصالات.

 

 

 

ثانياً :

 

* الهيكل التنظيمي للوحدة .

 

 

الهيكل التنظيمي لوكالة الشؤون الادارية.png
 

 

ثالثاً :     

 

* اتصل بنا .

 

 

هاتف الكلية للوكالة.pngفاكس الكلية للوكالة.pngايميل الوكالة.pngتويتر الوكالة.pngانستقرام الوكالة.png